Politika privatnosti

Sukladno Uredbi (EU) 2016/679 Europskog parlamenta i vijeća od 27. travnja 2016. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Direktive 95/46/EZ (Službeni list Europske unije L 119, 4.5.2016., str. 1., u daljnjem tekstu: Opća uredba o zaštiti podataka), koja je u punoj primjeni od 25. svibnja 2018. u Republici Hrvatskoj i svim zemljama članicama Europske unije, kao i Zakonu o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka (Narodne novine broj 42/18, u daljnjem tekstu: Zakon) odnosno sukladno pravnom okviru zaštite osobnih podataka u Republici Hrvatskoj i Europskoj uniji te najboljoj europskoj praksi,

Centar za odgoj, obrazovanje i rehabilitaciju Virovitica (u daljem u tekstu: COOR), OIB: 53683470290, sa sjedištem u Virovitici, Nikole Tesle 4, kao voditelj obrade osobnih podataka korisnika svojih usluga, izradio je

POLITIKU O ZAŠTITI PRIVATNOSTI KORISNIKA USLUGA

Politika o zaštiti privatnosti je jednostrano obvezujući pravni akt zasnovan na temeljnim načelima u obradi osobnih podataka, kojim se regulira koji podaci korisnika se prikupljaju, na koji način se takvi podaci obrađuju, u koje se svrhe upotrebljavaju. Politika o zaštiti privatnosti ujedno upoznaje korisnike usluga s njihovim pravima u prikupljanju i daljnjoj obradi osobnih podataka, sve u svrhu zaštite njihove privatnosti u širem smislu.

Politika o zaštiti privatnosti temelji se na sljedećim načelima obrade osobnih podataka: načelu zakonitosti, poštenosti i transparentnosti, načelu ograničene svrhe i smanjenju količine podataka, načelu točnosti i potpunosti osobnih podataka, načelu ograničene pohrane, načelu cjelovitosti i povjerljivosti podataka, načelu pouzdanosti odnosno odgovornosti voditelja/izvršitelja za poštivanje ovih načela.

Politika o zaštiti privatnosti se primjenjuje na sve usluge koje pruža Centar, pri čemu je cilj Politike na jasan i transparentan način upoznati korisnike usluga s postupcima obrade njihovih osobnih podataka, njihovim pravima te o tome u koje svrhe se njihovi podaci obrađuju, kao i temeljem koje pravne osnove.

Način prikupljanja i vrste podataka koji se prikupljaju

Usluge koje temeljem javnih ovlasti pruža Centar, zahtijevaju prikupljanje osobnih podataka korisnika i zaposlenika, pri čemu se osobni podaci prikupljaju na sljedeće načine:

1. Izravno od strane samih korisnika, odnosno njihovih zakonskih zastupnika, na način da ih korisnici sami dostave uz privolu Centru kao voditelju obrade u određenom opsegu podataka koji je bitan za pružanje odgovarajućih usluga. U svrhu pružanja odgovarajućih usluga korisnik je dužan dostaviti Centru sljedeće podatke koji su potrebni za obavljanje zakonom utvrđene djelatnosti ili za zasnivanje ugovornog odnosa radi pružanja pojedine usluge:

1) ime i prezime;

2) osobni identifikacijski broj (OIB);

3) datum rođenja;

4) ime i prezime oca i majke;

5) mjesto i država rođenja;

6) spol;

7) državljanstvo;

8) narodnost;

9) podatak o tome je li korisnik stranac, ako postoji;

10) podatak je li korisnik školovan izvan Republike Hrvatske, ako postoji;

11) kontakt broj telefona i/ili mobitela;

12) kontakt podatke elektroničke pošte (e-mail adresa);

13) adresa prebivališta ili boravišta korisnika;

14) podatak o utvrđenim psihoizičkim teškoćama;

16) matični broj učenika/korisnika;

17) podatak o razredu, ustanovi i programu koji korisnik pohađa i statusu upisanog razreda;

18) podatak o opravdanim i neopravdanim izostancima korisnika tijekom školske godine;

19) podatak o vladanju korisnika;

20) podatak o izvannastavnim i izvanškolskim aktivnostima korisnika;

21) podatak o pohađanju produženog stručnog postupka, ako postoji;

22) podatak o pedagoškim mjerama, ako postoji;

23) podatak o statusu predmeta i ocjeni iz predmeta koju je korisnik ostvario;

24) podatak o dopunskom radu/pripremnoj nastavi korisnika, ako postoji;

25) podatak o vrsti i statusu predmetnog, razlikovnog, dopunskog, razrednog i/ili popravnog ispita te ocjeni iz predmetnog, razlikovnog, dopunskog, razrednog i/ili popravnog ispita, ako postoji;

26) podatak o  broju tekućeg rčuna

27) prikaz pojedinca na videonadzornoj snimci

28) podatak o registarskoj oznaci vozila

2. Iz drugih izvora odnosno iz javno dostupnih izvora (primjerice, podaci dostupni uvidom u državne matice, telefonski imenik i druge javno dostupne servise);

Količina, odnosno opseg osobnih podataka koje Centar prikuplja ovise o vrsti usluge koju Centar pruža svojim korisnicima, kao i o pravnoj osnovi na temelju koje isto prikuplja podatke. Centar neprestano vodi brigu o prikupljanju samo nužnog opsega osobnih podataka koji je potreban za postizanje zakonom utvrđene svrhe u koju se podaci obrađuju.

U koje svrhe se osobni podaci prikupljaju i dalje obrađuju

Osobne podatke Centar prikuplja kako bi mogao ispunjavati svoje zakonom utvrđene obveze odnosno pružati, održavati, štititi i poboljšati svoje usluge koje pruža korisnicima. Takve podatke Centar prikuplja podatke na temelju posebnih propisa iz područja odgija i obrazovanja i socijalnih usluga kao i privole koju je dao korisnik u jednu ili više točno određenih svrha, kao i u jednom od sljedećih slučajeva;

1. Izvršenje ugovornih i zakonskih obveza

Centar prikuplja i dalje obrađuje osobne podatke korisnika u svrhu izvršenja ugovornih obveza. Pravnu osnovu za obradu osobnih podataka korisnika u naprijed navedene svrhe predstavlja nužnost sklapanja ugovora, odnosno, u slučaju da korisnik uskrati davanje bitnih podataka, Centar neće biti u mogućnosti poduzeti pojedine radnje vezane uz izvršenje sklopljenog ugovora.

2. Interne svrhe

Centar koristi određene podatke korisnika isključivo za potrebe vlastitih evidencija radi obavljanja zakonom utvrđene djelatnosti.

3. Podaci o potencijalnim korisnicima  

Centar je također ovlašten prikupljati podatke o potencijalnim korisnicima svojih usluga. Ovi podaci uključuju osnovne podatke (ime i prezime, adresa elektroničke pošte ili druge kontakt podatke) pomoću kojih se oni mogu identificirati.

Vremensko trajanje čuvanja i obrade osobnih podataka

Ovisno o svrsi i pravnoj osnovi temeljem koje je prikupljaju osobni podaci korisnika, Centar je u pojedinim slučajevima obvezan čuvati osobne podatke u vremenskom trajanju (razdoblju) koje za pojedinu svrhu propisuju mjerodavni propisi ili do prestanka svrhe u koju su prikupljeni. Sukladno Pravilima o upravljanju dokumentarnim i arhivskim gradivom i Popisu dokumentarnog i arhivskog gradiva s rokovima čuvanja u Centru, čuva se sljedeća dokumentacija;

1. Matična knjiga učenika, djece-trajno
2. Registar Marične knjiga-trajno
3. Ljetopis škole- trajno
4. Pedagoška dokumentacija skupine- 5 godina
5. Razredne knjige s imenikom učenika- 10 godina
6. Upisnice/ispisnice u/iz škole-5 godina
7. Evidenicije o poravnim, razrednim i predmetnim ispitima – 5 godina
8. Dosje učenika s prilozima – 5 godina po završetku školovanja
9. Zapisnici individulanih razgovora s roditeljima – 1 godina
10. Popisi učenika po školskim godinama i razredima – 1 godina
11. Odluke i rješenja o izricanju pedagoških mjera – 5 godina
12. Zahtjevi i rješenja za upis u školu ili prelazak iz druge škole – 10 godina
13. Dokumentacija o polaganju predmetnih i razrednih ispita – 10 godina
14. Rješenja o školovanju učenika s teškoćama – trajno
15. Dopisi vezani za rješavanje problema s učenicima i korinicima (sumnja na nasilje, zanemarivanje, izostanci i sl.) – 5 godina
16. Prijedlozi, mišljenja, rješenja i ostali akti u svezi redovitog školovanja učenika s teškoćama, promjena oblika školovanja – 5 godina
17. Stručna mišljenja i ostali akti stručnih radnika o učenicima/korisnicima – 10 godina
18. Rješenja Centra za socijalnu skrb o korisnicima socijalnih usluga – trajno
19. Uvjerenja i potvrde učenicima i zaposlenicima – 5 godina
20. Matične knjige i druge propisane evidencije zaposlenka – trajno
21. Osobni dosjei zaposlenika – 50 godina
22. Prijave na natječaj i natječajna dokumentacija – 5 godina
23. Ugovori o volontiranju – 5 godina
24. Odluke o godišnjim odmorima – 5 godina
25. Rješenja o dopustima – 5 godina
26. Potvrde/obavijesti o privremenoj nesposobnosti za rad, izvješća o bolovanju – 5 godina
27. Odluke/Rješenja i ostali akti u svezi rodiljnog, roditeljskog dopusta i drugih prava iz zdravstvenog osiguranja – 5 godina
28. Isplatne liste plaća – trajno
29. IP obrasci – trajno
30. Dokumentacija o povredama obveza zaposlenika i utvrđivanju njihove disciplinske i materijalne odgovornosti, pisana upozorenja na obveze iz radnog odnosa – 5 godina
31. Sudski postupci u svezi povreda iz radnih odnosa (nakon pravomoćnosti) – 5 godina
32. Dokumentacija u svezi sa zaštitom privatnosti I dostojanstva radnika I ravnopravnosti spolova – trajno
33. Predstavke i pritužbe na rad- 5 godina

Mjere tehničke i organizacijske zaštite podataka

Centar se kao voditelj obrade pridržava sigurnosnih postupaka kako bi umanjio rizik uništenja podataka, neovlaštenog otkrivanja podataka i neovlaštenog pristupa podacima.

Centar osobne podatke pohranjuje u posebnu prostoriju (arhivska soba) kao i u ormare s ograničenim fizičkim pristupom.

Centar koristi lozinke i antivirusne programe.

Pristup osobnim podacima imaju samo ovlaštene osobe u Centru, a koje su se obvezale na povjerljivost svih podataka koje saznaju u obavljanju svog posla. 

Prava korisnika

Pravo na pristup osobnim podacima

Centar se kao voditelj obrade obvezuje na temelju podnesenog pisanog zahtjeva korisnika, koji zahtjev može biti i u obliku elektroničke pošte, omogućiti pristup osobnim podacima koje obrađuje o njima, informirati ih o svrsi obrade osobnih podataka u koju se obrađuju, o vrsti osobnih podataka koji se obrađuju, o primateljima ili kategorijama primatelja kojima su osobni podaci otkriveni ili će im biti otkriveni, o predviđenom vremenskom razdoblju obrade ili o kriterijima koji se koriste za utvrđivanje tog razdoblja.

Pravo na ispravak netočnih podataka

Centar će kao voditelj obrade omogućiti ispravak netočnih osobnih podataka u svakom pojedinom slučaju kada se utvrdi da prikupljeni osobni podaci o korisniku nisu točni ili je došlo do promjene podataka korisnika.

Pravo na brisanje osobnih podataka

Centar će izvršiti brisanje osobnih podataka korisnika u sljedećim slučajevima:

a) kada osobni podaci korisnika više nisu nužni za ispunjenje svrhe obrade, odnosno prestankom svrhe obrade osim ako je posebnim zakonom propisano vremensko razdoblje čuvanja osobnih podataka (primjerice, kada je posebnim zakonom propisano kako se podaci čuvaju trajno);

b) kada korisnik povuče privolu kao pravni temelj za obradu podataka, a ne postoji druga pravna osnova za obradu podataka;

c) kada korisnik uloži prigovor na obradu podataka (vidi više pod naslovom Pravo na ulaganje prigovora)

d) kada su osobni podaci nezakonito obrađeni;

e) kada se osobni podaci moraju brisati radi ispunjenja pravnih obveza iz prava Europske unije ili prave države članice kojem podliježe voditelj obrade podataka.

Pravo na ograničenje obrade podataka

Ograničenje obrade osobnih podataka Centar će osigurati u slučajevima kada korisnik osporava točnost podataka, kada je obrada nezakonita a korisnik se protivi brisanju podataka te umjesto toga traži ograničenje njihove uporabe, kada voditelj obrade više ne treba osobne podatke za potrebe obrade ali korisnik traži podatke za ostvarenje pravnih zahtjeva, kao i u slučaju kada korisnik uloži prigovor na obradu osobnih podataka, uključujući i izradu profila korisnika.

Pravo na prenosivost podataka

Prenosivost osobnih podataka drugom voditelju obrade Centar će provesti na zahtjev korisnika, pod uvjetom da je isti za takav prijenos dao svoju privolu, a obrada se provodi automatiziranim putem, kao i pod uvjetom da je takav prijenos tehnički izvediv.

Pravo na ulaganje prigovora

Korisnik ima pravo na ulaganje prigovora na obradu osobnih podataka koji se odnose na njega ako se podaci ne obrađuju temeljem zakonske osnove voditelja obrade. U tom slučaju Centar će, kao voditelj obrade, prestati obrađivati osobne podatke.

U svakom trenutku možete uložiti prigovor izravno nadležnom nadzornom tijelu, ako smatrate da obrada vaših osobnih podataka nije zakonita.

Izravni kontakti nadležnog nadzornog tijela u Republici Hrvatskoj su:

AGENCIJA ZA ZAŠTITU OSOBNIH PODATAKA (AZOP)

Selska cesta 136
HR – 10 000 Zagreb
Telefon: +385 1 4609 000
Fax: +385 1 4609 099
e-mail: azop@azop.hr
Web: http://www.azop.hr

Gdje se osobni podaci obrađuju

Osobne podatke korisnika Centar obrađuje u Republici Hrvatskoj.

Pod kojim uvjetima se osobni podaci prosljeđuju trećima

Osobne podatke korisnika Centar prosljeđuje trećim osobama (uključujući nadležna tijela) samo u sljedećim slučajevima:

a) privole korisnika;
b) radi ispunjenja zakonskih obveza Centra;
c) kada je takva obrada nužna radi zaštite ključnih interesa korisnika.

Upravljanje privolama

Aktivna uloga korisnika u zaštiti privatnosti ogleda se u davanju privola kao dobrovoljnog, posebno informiranog i nedvosmislenog izražavanja želja ispitanika kojima on ili njegov zakonski zastupnik  izjavom ili jasnom potvrdnom radnjom daje pristanak za obradu osobnih podataka. Upravljanje privolama podrazumijeva mogućnost da korisnik aktivnom i nedvosmislenom radnjom, zastupan od strane zakonskih zastupnika, ovlasti Centar na prikupljanje i obradu pojedinih osobnih podataka u jednu ili više svrha (privola ispitanika), odnosno da na jednak način povuče ranije danu privolu radi prikupljanja i obrade osobnih podataka, u jednu ili više svrha.

Obrada podataka koja se temeljila na privoli, a koju je pojedinac povukao, smatra se zakonitom.

Kome se obratiti

U slučaju bilo kakvih pitanja o zaštiti osobnih podataka od strane Centra, korisnici se mogu obratiti voditelju obrade podataka na sljedeću adresu:

CENTAR ZA ODGOJ, OBRAZOVANJE I REHABILITACIJU VIROVITICA

Nikole Tesle 4, 33000 Virovitica

n/r službenika za zaštitu podataka

e-mail: tajnistvo@coorvirovitica.hr
tel: 099 271 9333, 033 721 854

Izmjene i dopune Politike o zaštiti privatnosti

Centar zadržava pravo izmijeniti i dopuniti ovu Politiku u bilo kojem trenutku te o izmjenama informirati korisnike.